Politique de Confidentialité

1. Introduction

La présente Politique de Protection des Données a pour objectif d’expliquer de manière transparente comment DilBloom collecte, utilise, conserve et protège les données à caractère personnel dans le cadre de ses activités. Elle s’appuie notamment sur les traitements décrits dans le registre des activités de traitement, dont un extrait sera intégré dans les sections suivantes. Consciente de l’importance de la protection de la vie privée et du rôle qui lui incombe en tant qu’acteur responsable, DilBloom veille à ce que chaque traitement soit réalisé dans le respect des principes applicables en matière de protection des données, notamment la licéité, la loyauté, la transparence, la minimisation des données, la limitation des finalités, l’exactitude, la limitation de la conservation, l’intégrité et la confidentialité. Cette politique a également pour vocation de rappeler les droits des personnes concernées et les mesures mises en place pour assurer leur exercice effectif. Elle s’adresse à l’ensemble des personnes dont les données personnelles sont traitées par DilBloom, y compris les clients, les prospects, les prestataires, les visiteurs.

2. Exercice des droits des personnes concernées

Chaque personne concernée dispose d’un ensemble de droits concernant ses données personnelles. DilBloom s’engage à faciliter leur exercice dans les conditions prévues par la législation applicable.

2.1 Droits reconnus

Les personnes concernées peuvent exercer les droits suivants :

• Droit d’accès : obtenir confirmation que des données personnelles sont traitées et en recevoir une copie, ainsi que des informations sur les finalités, les catégories de données, les destinataires, les durées de conservation et les garanties éventuelles encadrant les transferts hors UE.
• Droit de rectification : demander la correction ou la mise à jour de données personnelles inexactes ou incomplètes.
• Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») : solliciter la suppression de données personnelles lorsque les conditions légales sont remplies.
• Droit à la limitation du traitement : demander la suspension temporaire du traitement dans certaines situations.
• Droit d’opposition : s’opposer, pour des raisons tenant à la situation particulière de la personne, à certains traitements réalisés par DilBloom.
• Droit à la portabilité : recevoir les données personnelles fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou demander leur transmission à un autre responsable de traitement lorsque cela est techniquement possible.
• Droit de retirer son consentement : lorsque le traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment, sans remettre en cause la licéité des traitements antérieurs.
• Droit d’introduire une réclamation : les personnes concernées peuvent déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente (CNIL : https://www.cnil.fr/fr/saisir-la-cnil/nous-contacter).

2.2 Modalités d’exercice

Pour exercer leurs droits, les personnes concernées peuvent contacter DilBloom via l’un des canaux suivants :

• Adresse e-mail dédiée : dpo@dilbloom.ai
• Adresse postale : Dilbloom, Pays de Gex Entreprises Technoparc, 50 Rue Gustave Eiffel, 01630 Saint-Genis-Pouilly
• Formulaire : https://www.cnil.fr/fr/modeles/courrier

Afin de protéger la confidentialité des données, une vérification d’identité peut être demandée avant de donner suite à la requête.

2.3 Délai de réponse

DilBloom répond aux demandes dans un délai d’un mois à compter de leur réception. Ce délai peut être prolongé de deux mois en cas de complexité ou de volume important de la demande ; dans ce cas, la personne concernée en sera informée.

3. Principes de protection des données

DilBloom applique les principes fondamentaux de protection des données à l’ensemble de ses traitements. Ces principes guident la conception, la mise en œuvre et le suivi de chaque activité impliquant des données personnelles.

3.1 Licéité, loyauté et transparence

Les traitements sont réalisés sur une base légale appropriée et de manière transparente envers les personnes concernées. DilBloom veille à fournir une information claire, accessible et compréhensible.

3.2 Limitation des finalités

Les données personnelles sont collectées pour des objectifs spécifiques, explicites et légitimes tels que décrits dans le registre des traitements, et ne sont pas traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités, sans une base de légalité.

3.3 Minimisation des données

Seules les données strictement nécessaires à la finalité sont collectées. Les équipes sont formées à ne pas demander, stocker ou utiliser plus d’informations que nécessaire.

3.4 Exactitude des données

Les données personnelles sont tenues à jour et corrigées lorsqu’elles sont inexactes. Des mécanismes internes permettent aux personnes concernées et aux collaborateurs d’indiquer toute erreur.

3.5 Limitation de la conservation

Les données personnelles sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire à la finalité du traitement et conformément aux exigences légales ou contractuelles. Les durées sont définies dans le registre des activités de traitement.

3.6 Intégrité et confidentialité

Les données sont protégées contre la perte, l’accès non autorisé, la divulgation ou la destruction. DilBloom met en place des mesures de sécurité organisationnelles, techniques et physiques adaptées.

3.7 Responsabilité (Accountability)

L’organisation documente les mesures prises et peut démontrer sa conformité à tout moment. Les équipes sont sensibilisées et des contrôles réguliers sont réalisés.

4. Sécurité des données

DilBloom met en œuvre des mesures de sécurité proportionnées aux risques identifiés pour les droits et libertés des personnes. Ces mesures couvrent les aspects techniques, organisationnels et physiques.

4.1 Mesures techniques

• Contrôles d’accès et authentification renforcée.
• Chiffrement des données en transit et au repos lorsque pertinent.
• Journalisation des accès et surveillance des systèmes.
• Sauvegardes régulières et tests de restauration.
• Mise à jour continue des logiciels et correctifs de sécurité.

4.2 Mesures organisationnelles

• Procédures internes pour la gestion des données, l’accès, la conservation et la suppression.
• Protocoles de gestion des incidents et notification de violations.
• Sensibilisation et formations régulières des employés.
• Clauses contractuelles de confidentialité et de sécurité avec les prestataires.

4.3 Mesures physiques

• Contrôle des accès aux locaux.

5. Partage de données et sous-traitance

5.1 Destinataires internes et externes

Les données personnelles peuvent être communiquées uniquement aux destinataires autorisés et nécessaires à la finalité du traitement. Ceux-ci peuvent inclure, selon les traitements :

• Collaborateurs internes habilités.
• Prestataires de services, sous-traitants, partenaires contractuels.
• Autorités administratives ou judiciaires, lorsque la loi l’exige.

5.2 Sous-traitants

Lorsque DilBloom fait appel à des sous-traitants, elle s’assure que :

• un contrat conforme encadre la relation (obligations de confidentialité, sécurité, assistance, etc.) ;
• le sous-traitant apporte des garanties suffisantes en matière de protection des données ;
• des contrôles réguliers puissent être réalisés.

5.3 Transferts de données hors de l’Union européenne

Lorsque cela est nécessaire, DilBloom peut transférer des données personnelles vers des pays situés en dehors de l’UE/EEE. Ces transferts sont réalisés uniquement si :

• le pays bénéficie d’une décision d’adéquation, ou
• des garanties appropriées sont mises en place (clauses contractuelles types, accords encadrant les flux, mesures additionnelles si requis), ou
• une dérogation spécifique s’applique.

Lorsque les données sont transférées vers des pays à risque élevé pour la confidentialité, DilBloom procède à une analyse détaillée, documente les risques et met en place des mesures additionnelles.

6. Conservation et suppression des données

Les durées de conservation sont définies pour chaque traitement dans le registre. Elles tiennent compte :

• des obligations légales et réglementaires ;
• des besoins opérationnels ;
• des risques associés au stockage.

Lorsque la durée est atteinte ou que la donnée n’est plus nécessaire, elle est supprimée ou anonymisée selon les procédures internes. Les supports physiques sont détruits de manière sécurisée, et les données numériques sont effacées de manière irréversible.

7. Gouvernance interne et responsabilités

7.1 Rôle du Responsable de traitement

DilBloom assume pleinement son rôle de responsable de traitement et garantit la conformité des opérations réalisées.

7.2 Rôle du Délégué à la protection des données (si applicable)

Le DPO conseille, sensibilise, contrôle la conformité et constitue le point de contact avec la CNPD et les personnes concernées.

7.3 Responsabilités des employés

Chaque collaborateur est responsable de :

• manipuler les données de manière conforme ;
• respecter les politiques et procédures internes ;
• signaler toute anomalie ou incident potentiel ;
• suivre les formations obligatoires en matière de protection des données.

7.4 Revue et mise à jour de la politique

Cette politique peut être mise à jour pour refléter :

• les évolutions légales,
• les changements organisationnels,
• les retours d’expérience et contrôles internes.

8. Liste des traitements opérés par DilBloom

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Annexe A : Liste des catégories de données